Control horario para logística y almacenes: guía 2026

El sector logístico y de almacenes presenta retos únicos en el control horario: turnos nocturnos, picos de temporada que multiplican la plantilla, personal temporal y varios turnos solapándose en el mismo espacio. Llevar el registro con hojas de cálculo o partes manuales se vuelve imposible cuando entran y salen decenas de trabajadores cada día. En esta guía verás cómo implantar un control horario eficaz en tu almacén o centro logístico, cumpliendo la normativa y optimizando la operativa.

¿Por qué el control horario en logística es diferente?

En una oficina, los horarios suelen ser fijos de lunes a viernes. En un almacén, la realidad es muy distinta. Los turnos rotativos, el trabajo a turno partido, las horas extra en campañas como Black Friday o Navidad y la entrada de eventuales hacen que el registro horario sea más complejo. Además, la Inspección de Trabajo presta especial atención a este sector por la alta incidencia de horas extraordinarias no registradas y la falta de descansos obligatorios.

Según datos del Ministerio de Trabajo, el sector del transporte y almacenamiento es uno de los que más sanciones acumula por incumplimientos en el registro de jornada. Tener un sistema digital no solo evita multas, sino que permite tener visibilidad en tiempo real de quién está trabajando y cuántas horas lleva acumuladas.

Obligaciones legales para almacenes y centros logísticos

El registro horario es obligatorio para todas las empresas en España desde mayo de 2019, sin excepción por sector o tamaño. En logística, esto implica registrar la hora exacta de entrada y salida de cada trabajador, incluyendo:

• Turno de mañana: entrada, pausa para comida y salida.
• Turno de tarde: mismo registro, con especial atención al solapamiento con el turno de noche.
• Turno nocturno: la normativa exige un control aún más riguroso, ya que el trabajo nocturno tiene límites de horas específicos (máximo 8 horas en período nocturno de media en un periodo de 15 días).
• Horas extraordinarias: deben registrarse de forma individualizada y comunicarse a la empresa cada mes.
• Descansos: mínimo 15 minutos por cada 6 horas trabajadas (Estatuto de los Trabajadores, artículo 34).

No cumplir con estas obligaciones puede acarrear multas desde 626 euros hasta 6.250 euros por cada trabajador afectado, según la gravedad de la infracción.

Los 3 métodos de fichaje más usados en almacenes

1. Kiosco físico con código PIN

El kiosco de fichaje es probablemente la solución más extendida en logística. Se instala un dispositivo en la entrada del almacén y cada trabajador introduce un código PIN personal para fichar. Es rápido, no requiere que los empleados tengan móvil y evita colas en los cambios de turno. TandemHR ofrece un kiosco por PIN que registra automáticamente la hora y permite a los supervisores consultar en tiempo real quién está dentro del centro.

2. App de fichaje desde el móvil

Para almacenes con varias naves o centros logísticos repartidos, la app de fichaje permite a los trabajadores registrar su entrada desde cualquier ubicación. Es útil para supervisores que se mueven entre distintas instalaciones o para personal de mantenimiento que no tiene un puesto fijo. La app debe incluir geolocalización para verificar que el fichaje se realiza desde el centro de trabajo.

3. Fichaje web desde ordenador

En almacenes donde los trabajadores tienen acceso a un ordenador (por ejemplo, en la zona de administración o en el puesto de control de entrada), el fichaje web es la opción más sencilla. El empleado abre el navegador, inicia sesión y marca su entrada o salida con un clic. Esta modalidad funciona bien para personal administrativo y de gestión dentro del mismo centro logístico.

Cómo gestionar los turnos rotativos con un software de control horario

La gestión de turnos en logística es uno de los mayores desafíos. Los almacenes suelen trabajar con varios turnos que se solapan: mañana (6:00-14:00), tarde (14:00-22:00) y noche (22:00-6:00). A esto se suman los turnos de fin de semana y los refuerzos por campañas. Un buen software debe permitir:

• Crear plantillas de turnos asignables por equipo o por persona.
• Gestionar cambios de turno de última hora sin romper el registro.
• Controlar los descansos obligatorios entre jornadas (mínimo 12 horas).
• Calcular automáticamente las horas nocturnas y aplicar el recargo correspondiente si el convenio lo exige.
• Integrarse con el sistema de nóminas para evitar errores de cálculo.

TandemHR permite definir calendarios laborales personalizados, asignar turnos rotativos y obtener informes semanales de horas trabajadas, horas extra y descansos. Todo desde un panel centralizado al que acceden tanto RRHH como los responsables de turno.

Campañas de temporada alta: cómo gestionar picos de contratación

La logística vive picos de actividad muy marcados: Black Friday, Navidad, Rebajas, campaña de vuelta al cole... En esos periodos, la plantilla puede duplicarse con personal temporal y eventual. El control horario se vuelve crítico porque:

• Los trabajadores temporales suelen desconocer los procedimientos internos de fichaje.
• Las horas extra se disparan y es fácil perder la trazabilidad.
• La Inspección de Trabajo intensifica sus visitas en estas épocas.

La clave está en tener un sistema que permita dar de alta a trabajadores temporales de forma rápida, asignarles un código PIN o credenciales de acceso y empezar a registrar desde el primer día. Con TandemHR, puedes crear perfiles de acceso temporales con fecha de caducidad, de modo que al terminar la campaña el acceso se desactiva automáticamente.

Ventajas de digitalizar el control horario en tu almacén

• Cumplimiento legal garantizado: todos los fichajes quedan registrados con fecha y hora, sin posibilidad de manipulación.
• Ahorro de tiempo administrativo: el cálculo de horas, descansos y extra se hace automáticamente.
• Visibilidad en tiempo real: sabes en todo momento cuántas personas están trabajando y en qué turno.
• Reducción de errores en nómina: al integrar los registros con el cálculo salarial, se eliminan los fallos por traspaso manual.
• Prevención de sanciones: tener un registro digital auditable es la mejor defensa ante una inspección.

Preguntas frecuentes sobre control horario en logística

¿Es obligatorio el registro horario en almacenes y centros logísticos?

Sí, el registro horario es obligatorio para todas las empresas en España desde 2019, incluyendo el sector logístico. Cada trabajador debe registrar su entrada y salida cada día, independientemente del tipo de turno o contrato.

¿Qué hago si tengo trabajadores temporales por campaña?

Debes darles de alta en el sistema de registro horario desde su primer día. Lo más práctico es usar un sistema digital que permita crear perfiles temporales con fecha de caducidad, como el que ofrece TandemHR, para que al terminar la campaña se desactiven automáticamente.

¿Puedo usar una app si los trabajadores no tienen móvil?

Sí. En ese caso, la mejor opción es un kiosco físico con código PIN instalado en la entrada del almacén. El trabajador solo necesita recordar su PIN personal para fichar al entrar y salir. No requiere móvil, ni formación técnica.

¿Cómo registro las horas nocturnas de forma correcta?

El software debe diferenciar automáticamente las horas trabajadas en período nocturno (22:00-6:00) y aplicar los límites legales correspondientes. Con TandemHR, los turnos nocturnos se etiquetan automáticamente y el sistema alerta si un trabajador supera el máximo de horas nocturnas permitidas.

¿Qué información tengo que conservar para una inspección de trabajo?

Debes conservar los registros diarios de fichaje de todos los trabajadores durante al menos cuatro años. Además, es recomendable tener informes mensuales de horas ordinarias, extraordinarias y descansos. Los sistemas digitales como TandemHR generan estos informes automáticamente y los mantienen accesibles para su descarga en cualquier momento.

Si necesitas un sistema de control horario adaptado a las necesidades de tu almacén o centro logístico, solicita una demo gratuita y descubre cómo TandemHR puede ayudarte a gestionar los turnos de forma sencilla y cumplir con la normativa.