Fichaje por PIN en kiosko: cómo funciona sin app ni biometría

¿Cómo funciona el fichaje por PIN en TandemHR?

El fichaje por PIN es el sistema de control horario que utiliza TandemHR en su modo kiosko. No necesita app nativa, ni huella, ni escáner, ni tarjeta magnética. Solo un código numérico que se genera automáticamente al dar de alta a un empleado en el sistema.

El empleado entra en el kiosko (tablet o pantalla táctil), introduce su PIN y el sistema registra la entrada o salida. No hay posibilidad de «fichaje fantasma» porque el PIN es único por usuario y no se puede compartir sin perder el control.

¿Qué diferencia al PIN de otros sistemas?

• vs huella dactilar — no necesita hardware biométrico. Solo una tablet o pantalla táctil.
• vs QR — no necesita cámara ni escaneo. Solo el teclado numérico del kiosko.
• vs tarjeta RFID — no necesita lector de tarjetas. El PIN se introduce desde cualquier dispositivo.
• vs app móvil — no necesita descarga. Funciona desde el navegador del kiosko.

Ventajas del fichaje por PIN para pymes

1. Sin hardware extra — cualquier tablet o pantalla táctil sirve como kiosko. No necesitas comprar lectores de huella ni cámaras.
2. Control total desde el panel — el PIN se asigna y gestiona desde el panel de administración de TandemHR. No hay que configurar nada en cada dispositivo.
3. Ideal para entornos sin móvil corporativo — hostelería, construcción, limpieza, almacenes… donde los empleados no tienen móvil de empresa, el kiosko con PIN funciona.
4. Cumplimiento legal — el Real Decreto 8/2019 exige un registro «diario, objetivo, fiable e inmodificable». El PIN cumple los cuatro requisitos sin necesidad de datos biométricos.

¿Es legal el fichaje por PIN?

Sí. El PIN es un método de control horario totalmente legal porque:

• No recoge datos biométricos (no necesita evaluación de impacto DPIA).
• El registro queda asociado al usuario (no puede falsearse).
• Cumple con el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores: es un control proporcionado y no discriminatorio.

A diferencia de los sistemas biométricos, el PIN no está sujeto al RGPD como categoría especial de datos (art. 9). Esto lo convierte en la opción más sencilla legalmente para pymes que quieren cumplir sin complicarse.

¿Cuánto cuesta?

El fichaje por PIN no tiene coste adicional de hardware si ya tienes una tablet o pantalla táctil. El software de TandemHR incluye el modo kiosko en todos sus planes.

Alternativas al PIN

Si el PIN no encaja en tu flujo de trabajo, TandemHR también permite:

• Fichaje manual desde el panel (admin introduce la hora por el empleado).
• Fichaje desde app móvil (el empleado usa su móvil, no necesita kiosko).
• Fichaje web (desde cualquier navegador, sin app).

En todos los casos, el PIN sigue siendo el método de autenticación. No hay otra opción — ni huella, ni tarjeta, ni QR.

FAQ

¿Puedo usar el mismo PIN en varios kioskos?

Sí. El PIN está asociado al usuario, no al dispositivo. El empleado puede fichar desde cualquier kiosko de la empresa con su mismo código.

¿Qué pasa si un empleado olvida su PIN?

El administrador puede reasignar un nuevo PIN desde el panel. El PIN antiguo queda invalidado automáticamente.

¿Se puede usar el PIN para más de un empleado?

No. Cada PIN es único y está vinculado a un solo usuario. Si dos empleados compartieran PIN, el sistema detectaría la anomalía.

¿Caduca el PIN?

No caduca por tiempo, pero sí se invalida si el administrador lo cambia, el empleado es dado de baja, o el usuario lo cambia por seguridad.

¿Cuánto dura el registro de fichajes por PIN?

Los registros de entrada/salida se conservan 4 años desde la finalización de la relación laboral, según prescripción de infracciones laborales.

Conclusión

El fichaje por PIN es el método más sencillo, económico y legal para el control horario en empresas españolas. TandemHR lo incluye de serie en todos sus planes, sin necesidad de hardware adicional ni licencias de software especial.

Si tu empresa busca un sistema de fichaje que cumpla con la normativa, sea 100% legal en datos personales y funcione sin app ni biometría, solicita una demo gratuita.