Registro horario en contratos de formación: obligaciones para pymes 2026

¿Qué son los contratos de formación y por qué necesitan registro horario?

Los contratos de formación en alternancia y los contratos para la formación profesional (introducidos por la reforma laboral de 2022) son figuras específicas que combinan trabajo remunerado con formación. A diferencia de un contrato temporal o indefinido, estos contratos tienen una duración determinada, un porcentaje de jornada dedicado a formación y unas condiciones particulares que deben reflejarse en el registro horario diario.

Muchas pymes que contratan a estudiantes de FP o universitarios en prácticas asumen que el control horario es opcional, o que solo aplica a los trabajadores con contrato estándar. No es así. El Real Decreto-ley 8/2019, que establece la obligación de registrar la jornada diaria, no excluye a los contratos formativos. Toda empresa debe llevar un registro objetivo, fiable e intransferible de la hora de entrada y salida de cada empleado, incluidos los contratados en formación.

Obligaciones específicas del registro horario en contratos formativos

El registro horario en contratos de formación tiene varias particularidades que lo diferencian del registro de un trabajador convencional:

• Jornada mixta formación-trabajo: El empleado dedica parte de su tiempo a formación teórica (presencial o telemática) y parte a trabajo efectivo. Ambas deben registrarse por separado o, como mínimo, el tiempo total de presencia en la empresa debe quedar reflejado.
• Límites de jornada: La duración máxima del contrato formativo es de dos años (o tres si el convenio lo permite). La jornada no puede superar el 65 % durante el primer año ni el 85 % durante el segundo, respecto a la jornada completa del convenio. El registro debe acreditar que no se superan estos porcentajes.
• Tutorías y seguimiento: El registro horario sirve también como evidencia del cumplimiento del plan formativo acordado con el centro educativo. Si una inspección solicita los registros, debe poder verse la correlación entre horas trabajadas y horas de formación.
• Conservación de registros: Al igual que con el resto de contratos, los registros deben conservarse durante cuatro años, incluso después de finalizado el contrato formativo.

Diferencias clave con otros tipos de contrato

Es fácil confundir las obligaciones de un contrato formativo con las de un contrato temporal o a tiempo parcial. Estas son las diferencias principales que debe conocer tu pyme:

• Contrato de formación vs contrato temporal: En el contrato temporal, el trabajador realiza su jornada completa (o parcial) sin componente formativo obligatorio. El registro horario refleja horas de trabajo efectivo sin necesidad de desglose. En el formativo, parte de la jornada es formación teórica y parte es trabajo, y el registro debe reflejar esta dualidad.
• Contrato de formación vs contrato a tiempo parcial: En el tiempo parcial, la jornada es inferior a la completa pero el trabajo es continuo. No hay un plan formativo asociado. El registro horario es más simple: solo entrada y salida. En el formativo, el tiempo de formación puede estar fuera del centro de trabajo (en un centro educativo), lo que complica el registro.
• Contrato de formación vs beca: Las becas no son contratos laborales y no están sujetas al RD 8/2019. Sin embargo, si el becario realiza tareas propias de un trabajador sin el correspondiente contrato formativo, la Inspección de Trabajo puede considerar que existe una relación laboral encubierta y exigir el registro horario retroactivo.

Cómo implementar el registro horario para contratos formativos en tu pyme

Poner en marcha un sistema de registro horario para empleados con contrato formativo no requiere procesos complejos. Estas son las pautas básicas:

1. Identifica a los empleados con contrato formativo en tu plantilla. Revisa los tipos de contrato dados de alta en la Seguridad Social y separa los que tienen componente formativo (formación en alternancia, prácticas no laborales, contratos para la formación).
2. Define el desglose jornada-formación según el plan formativo acordado. Por ejemplo, si el contrato es al 65 % de jornada durante el primer año, el registro debe reflejar que el empleado no supera ese porcentaje semanal o mensual.
3. Establece un sistema de fichaje único para todos los empleados, incluidos los formativos. Usar el mismo método para toda la plantilla evita discriminaciones y simplifica la gestión. El sistema puede ser web o kiosko con PIN, sin necesidad de que el empleado tenga un dispositivo específico.
4. Registra también las horas de formación teórica cuando se realicen dentro del centro de trabajo o en horario laboral. Si la formación es externa (en un centro educativo), el certificado del centro sirve como justificante, pero la entrada y salida de la empresa debe registrarse igualmente.
5. Conserva todos los registros durante cuatro años desde la finalización del contrato, igual que con el resto de empleados.

Qué riesgos evitas con un registro horario bien gestionado

Un registro horario correcto para contratos formativos te protege frente a varios riesgos:

• Sanciones por falta de registro: Las multas por no disponer de registro horario oscilan entre 751 y 7.500 euros por infracción, independientemente del tipo de contrato.
• Reclamaciones de horas extraordinarias: Sin un registro fiable, un empleado con contrato formativo podría reclamar horas realizadas fuera de su jornada. El registro es la única prueba admisible en sede judicial.
• Inspección de Trabajo: La Inspección puede solicitar los registros de cualquier empleado, incluidos los formativos. Si no los tienes o son inconsistentes, la sanción se aplica igual que para el resto de la plantilla.
• Confusión con becas ilegales: Si la Inspección determina que un becario debería haber sido contratado con un contrato formativo, la empresa se expone a recargos y sanciones adicionales.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario en contratos de formación

¿El registro horario es obligatorio para todos los contratos formativos?

Sí. El Real Decreto-ley 8/2019 no excluye ningún tipo de contrato. Todos los empleados, incluidos los de formación en alternancia y prácticas, deben tener un registro diario de su jornada.

¿Cómo registro las horas de formación si el empleado está en un centro educativo?

Si la formación teórica se realiza fuera de la empresa, registra la entrada y salida del empleado en tu centro de trabajo. Las horas de formación externa se acreditan mediante el certificado del centro educativo, que debe conservarse junto al registro horario.

¿Puedo usar el mismo sistema de fichaje para contratos formativos y para el resto de empleados?

Sí. Usar un sistema unificado es lo más recomendable. Un sistema web o de kiosko con PIN permite que todos los empleados, incluidos los de formación, registren su entrada y salida sin necesidad de instalaciones complejas ni dispositivos específicos.

¿Qué ocurre si el contrato formativo es a tiempo parcial?

El registro horario es igualmente obligatorio. Debes reflejar las horas de entrada y salida, y el sistema debe permitir verificar que no se supera el porcentaje de jornada establecido en el contrato (65 % o 85 % según el año).

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de un contrato formativo finalizado?

Cuatro años desde la fecha de finalización del contrato, igual que con el resto de empleados. La Inspección de Trabajo puede solicitar registros históricos durante ese periodo.

Conclusión

El registro horario en contratos de formación no es opcional ni diferente del resto de la plantilla. La normativa es clara: toda empresa debe registrar la jornada de todos sus empleados, incluidos los de formación en alternancia y prácticas. Implementar un sistema de fichaje digital unificado para toda la plantilla es la forma más sencilla de cumplir sin complicaciones con cada tipo de contrato.

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