Guía práctica para ETTs sobre cómo gestionar el registro horario de trabajadores cedidos a empresas cliente, con obligaciones legales, responsabilidades compartidas y soluciones digitales.
Las Empresas de Trabajo Temporal (ETT) se enfrentan a un desafío particular con el registro horario: deben garantizar que los trabajadores que ceden a empresas cliente cumplen con la normativa de fichaje, pero la supervisión diaria suele estar en manos de la empresa usuaria. Esta doble responsabilidad hace que muchas ETTs busquen un sistema claro y auditable que cubra tanto la relación contractual como la jornada real.
Según el Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores, incluyendo el tiempo de trabajo efectivo. En el caso de las ETTs, la responsabilidad es compartida: la ETT responde del cumplimiento normativo como empleadora formal, pero la empresa usuaria debe facilitar el sistema de fichaje en el centro de trabajo.
La relación triangular entre ETT, trabajador y empresa cliente genera dudas frecuentes sobre quién debe instalar el sistema, quién recoge los datos y quién los conserva. En la práctica, el reparto de responsabilidades funciona así:
Esta división significa que la ETT necesita un sistema que le permita acceder a los registros de sus trabajadores aunque estos estén físicamente en las instalaciones del cliente. Si cada cliente usa un sistema diferente, la ETT acaba con una maraña de datos difícil de consolidar.
Sí, siempre que la empresa cliente lo autorice y el sistema permita al trabajador fichar desde las instalaciones del cliente. La forma más práctica es un sistema web al que el trabajador accede desde cualquier navegador, sin necesidad de instalar hardware ni software en los equipos del cliente.
El trabajador recibe sus credenciales de la ETT y puede fichar desde el ordenador, una tablet o incluso su teléfono personal (si la política de la empresa cliente lo permite). La ETT centraliza todos los registros en una misma plataforma, independientemente de en qué cliente esté trabajando cada trabajador ese día.
Para poner en marcha un sistema de fichaje que funcione con múltiples clientes, estos son los pasos básicos:
Es habitual que un trabajador de ETT preste servicios en distintos clientes en la misma semana o incluso el mismo día. En estos casos, el registro horario debe reflejar el tiempo trabajado en cada centro. Si la ETT usa un sistema web único, el trabajador puede fichar desde cada ubicación sin necesidad de aprender un sistema nuevo cada vez. El registro queda asociado automáticamente al cliente y centro correcto.
Para ETTs que gestionan personal eventual o de muy corta duración (por ejemplo, un día en un almacén o una campaña puntual), el sistema debe permitir dar de alta al trabajador de forma rápida y asignarle un PIN temporal, sin trámites administrativos que retrasen la incorporación.
La normativa exige conservar los registros horarios durante cuatro años, incluso después de que finalice la relación laboral. La ETT es la responsable última de esta conservación, aunque los datos se hayan generado en las instalaciones del cliente.
En caso de inspección, la ETT debe poder presentar los registros de forma ordenada: por trabajador, por periodo y por cliente. Un sistema centralizado evita tener que solicitar los datos a cada empresa cliente, con la demora y la incertidumbre que eso conlleva.
Gestionar el registro horario de trabajadores cedidos tiene particularidades que no aparecen en la contratación directa:
Sí, si utiliza un sistema web centralizado. La ETT ve en su panel quién ha fichado, desde qué cliente y a qué hora, sin necesidad de que la empresa cliente le envíe los datos manualmente.
La empresa cliente está obligada a facilitar el registro horario. Si se niega, la ETT debe documentarlo y buscar una alternativa (por ejemplo, que el trabajador fiche desde su teléfono). En última instancia, la responsabilidad sigue siendo de la ETT como empleadora.
Sí. Los trabajadores cedidos tienen los mismos derechos en materia de jornada y descansos que los empleados directos de la empresa cliente. El registro horario debe reflejar tanto la entrada y salida como las pausas si así lo exige el convenio.
Cuatro años desde la fecha del registro, según el artículo 12 del Real Decreto-ley 8/2019. Esto aplica aunque el trabajador ya no esté cedido a esa empresa cliente.
Sí. La Inspección puede requerir los registros tanto a la ETT como a la empresa usuaria. Por eso ambas partes deben tener acceso o copia de los datos. Un sistema compartido evita discrepancias entre lo que registra la ETT y lo que declara el cliente.
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