Multas por no tener registro horario: cuánto cuestan en 2026

La Inspección de Trabajo ha intensificado durante 2025 y 2026 los controles sobre el cumplimiento del registro horario obligatorio. Las sanciones por no tener un sistema de fichaje adecuado pueden alcanzar cifras muy elevadas, especialmente para empresas con más de 50 trabajadores.

En esta guía actualizada a 2026 te explicamos exactamente a cuánto ascienden las multas, cómo se clasifican según la gravedad y el número de empleados afectados, y lo más importante: cómo evitarlas implementando un sistema de control horario que cumpla con la normativa.

Marco legal de las sanciones

Las multas por incumplimiento del registro horario se regulan en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). El incumplimiento de la obligación de registro de jornada está tipificado como una infracción grave en su artículo 7.5, lo que permite a la Inspección de Trabajo imponer sanciones económicas significativas.

Desde la reforma operada por el Real Decreto-ley 8/2019, el registro horario es una obligación formal cuyo incumplimiento se sanciona de forma independiente a otras posibles infracciones laborales.

Tabla de sanciones 2026

Las multas se gradúan en tres niveles según el número de trabajadores afectados y la gravedad de la infracción:

• Grado mínimo (1-10 trabajadores): de 751€ a 3.750€
• Grado medio (11-50 trabajadores): de 3.751€ a 7.500€
• Grado máximo (51-100 trabajadores): de 7.501€ a 22.500€
• Muy graves (según circunstancias): hasta 225.018€

Además, la Inspección de Trabajo puede imponer recargos adicionales si detecta otras irregularidades relacionadas, como horas extraordinarias no registradas o diferencias salariales.

Factores que agravan la sanción

La cuantía final de la multa puede incrementarse por los siguientes factores:

1. Reincidencia: haber sido sancionado anteriormente por la misma infracción.
2. Número de trabajadores afectados: a mayor plantilla, mayor sanción.
3. Duración del incumplimiento: llevar años sin registro horario agrava la sanción.
4. Intencionalidad: si se demuestra que el incumplimiento fue deliberado.
5. Ocultación: dificultar la labor inspectora o destruir registros.

Cómo se realiza la inspección

La Inspección de Trabajo puede actuar de oficio o a raíz de una denuncia. Durante la visita inspectiva, el funcionario puede solicitar:

• Los registros horarios de los últimos cuatro años.
• El libro de visitas.
• Los contratos y nóminas de los trabajadores.
• Los calendarios laborales.

Si no se presentan los registros o se detectan irregularidades, se levanta acta de infracción que da inicio al procedimiento sancionador.

Cómo evitar las multas: checklist de cumplimiento

1. Implementar un sistema de fichaje digital que registre automáticamente cada entrada y salida.
2. Asegurarse de que el sistema cumple con los requisitos de inmodificabilidad y trazabilidad.
3. Conservar todos los registros durante al menos cuatro años.
4. Realizar auditorías internas periódicas para detectar incidencias.
5. Formar a los trabajadores en el uso correcto del sistema de fichaje.
6. Documentar cualquier incidencia o ausencia de registro.
7. Mantener los registros accesibles para una posible inspección.

Preguntas frecuentes sobre las multas

¿Puedo recibir una multa si tengo registro horario pero es en papel?

Sí, si la Inspección de Trabajo considera que el sistema en papel no es fiable o puede ser manipulado. Aunque el papel está aceptado, los sistemas digitales ofrecen muchas más garantías.

¿Las multas son por trabajador o por empresa?

La sanción se impone por empresa, pero el número de trabajadores afectados influye directamente en la cuantía al determinar el grado de la infracción.

¿Puedo recurrir una multa?

Sí, las sanciones pueden recurrirse en vía administrativa y, posteriormente, en vía judicial. Sin embargo, es recomendable subsanar la infracción antes del recurso para reducir la posible sanción.

¿La Inspección de Trabajo avisa antes de visitar?

No. Las visitas inspectivas son siempre sin previo aviso, salvo en casos muy concretos y excepcionales.

¿Qué plazo tengo para presentar los registros durante una inspección?

La empresa debe tener los registros disponibles en el momento de la visita. Si no es posible, la Inspección puede requerir su presentación en un plazo determinado, generalmente 48-72 horas.