Normativa de fichaje de empleados en España: guía 2026

La normativa de fichaje de empleados en España ha experimentado cambios significativos en los últimos años. Desde la obligatoriedad del registro horario hasta las exigencias de control digital, las empresas deben estar al día para evitar sanciones. En esta guía completa para 2026 te explicamos todo lo que necesitas saber.

¿Qué dice la ley sobre el fichaje de empleados?

El Real Decreto-ley 8/2019 estableció la obligación de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores en España. Esta normativa, recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, exige a las empresas llevar un control diario de las horas de entrada y salida de sus empleados.

Desde entonces, la Inspección de Trabajo ha intensificado sus revisiones, y las empresas que no cumplen se enfrentan a sanciones que pueden alcanzar los 7.500 euros por infracción [needs source].

Obligaciones legales para empresas en 2026

• Registro diario: anotar la hora exacta de entrada y salida de cada empleado.
• Conservación de registros: mantener los registros durante al menos 4 años.
• Acceso del trabajador: el empleado debe poder consultar sus propios registros.
• Sistema objetivo y fiable: el sistema de fichaje debe ser verificable y no manipulable.

Métodos de fichaje permitidos

• Fichaje manual en papel: válido pero fácil de manipular y gestionar.
• Hoja de cálculo: mejor que el papel pero propensa a errores.
• Software de fichaje digital: la opción más recomendada. Sistemas como TandemHR permiten fichar desde el móvil, web o kiosko físico.

Sanciones por no cumplir la normativa

• Infracciones leves: hasta 751 euros.
• Infracciones graves: de 751 a 7.500 euros.
• Infracciones muy graves: de 7.501 a 225.000 euros.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el fichaje para autónomos?

No. La obligación de registro horario aplica solo a trabajadores por cuenta ajena. Los autónomos no están sujetos a esta normativa.

¿Puedo usar Excel para el registro horario?

Técnicamente sí, pero no es recomendable. Excel no cumple con los requisitos de fiabilidad y objetividad que exige la ley.

Conclusión

Cumplir con la normativa de fichaje no es solo una obligación legal: es una oportunidad para mejorar la gestión de tu empresa. Solicita una demo de TandemHR y descubre cómo podemos ayudarte.